Écrire un e-mail parfait en 5 étapes simples

Écrire un e-mail parfait en 5 étapes simples

Écrire un e-mail professionnel efficace et de grande qualité n’est pas toujours un mission facile. C’est d’autant plus vrai quand on est novice en la matière.

Quels sont les éléments importants auxquels porter attention? Quelles sont les étapes à suivre? Quel ton et quel vocabulaire devriez-vous utiliser? Voilà certaines des questions auxquelles nous tenterons de répondre dans cet article.

Dans cet article, nous allons décomposer l’art d’écrire un e-mail professionnel en 5 étapes simples et infaillibles. À la fin, vous écrirez des courriels comme un pro.

5 étapes pour écrire un e-mail professionnel réussi

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, la qualité d’un e-mail professionnel est plus importante que jamais.

Écrire un e-mail clair et efficace peut améliorer votre image professionnelle. Cela peut aussi permettre d’établir des relations solides et même d’ouvrir la porte à de nouvelles opportunités.

Dans les paragraphes qui suivent, vous apprendrez les secrets pour écrire des e-mails captivants. Vous pourrez ainsi laisser une impression durable sur les destinataires de vos communications.

Voici donc les cinq étapes qui peuvent améliorer vos communications professionnelles par messagerie électronique.

Étape 1. Créer des lignes d’objet attrayantes

La ligne d’objet joue un rôle clé dans la première impression qu’ont les destinataires de votre e-mail. Elle est donc incroyablement importante!

Le champs « objet » représente en quelque sorte le « titre » de votre message. Il doit donc être conçu pour susciter l’intérêt des destinataires et leur donner envie de lire le contenu.

Une bonne ligne d’objet peut rendre votre destinataire enthousiaste, voire impatient, de consulter votre e-mail. Il peut s’agir d’une proposition d’informations importantes et pertinentes, ou encore d’une offre irrésistible.

Une ligne d’objet bâclée peut, au contraire, gâcher votre seule chance de faire une bonne première impression. Votre e-mail pourrait n’être jamais ouvert, et vos efforts seraient en vain.

Il vous faut donc formuler une ligne d’objet convaincante. Pour ce faire, tenez compte des conseils suivants.

Écrire l’objet d’un e-mail demande à la fois clarté et concision

Un courriel avec une ligne d’objet trop longue et alambiquée est très facile à ignorer. Il faut donc vous assurer que ce ne soit pas le sort qui attend votre e-mail.

En ce sens, essayez de garder vos lignes d’objet courtes et directes. MailChimp recommande d’ailleurs une longueur maximale de 9 mots et 60 caractères.

Respecter ces limites rend vos objets plus faciles à lire. Cela garantit également qu’ils s’afficheront correctement et entièrement sur la plupart des appareils.

Créer un sentiment d’urgence

Pousser les gens à agir immédiatement demande souvent un peu de pression. Lorsque cela est approprié, il convient donc d’injecter un certain sentiment d’urgence dans votre ligne d’objet.

Cette stratégie peut être particulièrement utile pour les e-mails marketing. Elle peut aussi toutefois s’appliquer à d’autres situations.

Bien entendu, ne surutilisez pas la pression et les éléments « urgents ». Vous risqueriez de désensibiliser votre public, et d’annuler l’effet bénéfique de telles stratégies..

Par exemple, un e-mail promotionnel pour une offre d’une durée limitée pourrait ressembler à ceci:

« Dernière Chance : Notre offre exclusive se termine aujourd’hui! »

Ce message bref souligne le besoin pour le destinataire d’agir rapidement, pour profiter d’une opportunité exclusive.

Personnaliser la ligne d’objet

Appeler quelqu’un par son nom aide à créer un lien de confiance et fidéliser votre public.

Comparons les deux exemples suivants de ligne d’objet :

« Plan de conditionnement physique personnalisé »
« (Votre prénom), votre plan de conditionnement physique personnalisé vous attend »

Le premier est beaucoup plus générique. Il s’adresse à vous comme étant simplement un individu au sein d’une foule.

Le deuxième exemple démontre davantage de reconnaissance et d’apprécié. Le destinataire a êtes plus enclin à lire la suite. Par conséquent, vous augmentez considérablement les taux d’ouverture.

Étape 2. Charmez les lecteurs avec l’introduction parfaite

Il est maintenant temps de charmer votre lecteur avec une salutation. Celle-ci doit être à la fois amicale et professionnelle.

Cet élément peut sembler banal. Il donne toutefois le ton pour le reste de votre e-mail et aide à établir un lien avec le destinataire.

Écrire un e-mail professionnel demande un ton professionnel et amical

Peu importe qui vous envoyez, il est essentiel de trouver le bon équilibre entre professionnalisme et chaleur.

Une simple « Chère Marianne« , par exemple, peut faire des merveilles à ce niveau. Il vaut bien sûr prendre en compte votre relation avec le destinataire

Si vous écrivez à quelqu’un que vous connaissez bien ou depuis longtemps, la formalité est souvent moins nécessaire.

Dans ce cas, vous pourriez même opter pour une touche d’humour. En règle général, il convient simplement d’opter pour un accueil plus informel (comme : « Salut Marianne« ).

Gardez en tête que le contexte et la nature de la relation sont essentiels. Ce qui fonctionne pour un destinataire peut ne pas convenir du tout pour un autre.

Adaptez votre message d’accueil à la sensibilité culturelle

Vous envoyez des messages à des destinataires d’origines culturelles différentes? Dans ce cas, il est important de connaître et prendre en compte les potentielles différences culturelles.

Essayez de vous familiariser avec leurs coutumes et d’adapter vos salutations en conséquence. Cela montre tout d’abord votre respect et votre sensibilité. Ça contribue également à créer un lien positif dès le départ.

Étape 3. Conservez l’attention avec un contenu engageant

Nous avons déjà abordé l’importance de la ligne d’objet et du message d’accueil. Il est désormais temps de transmettre votre message.

Voici comment garder votre contenu clair, concis et engageant.

Utiliser des paragraphes courts et des puces

Votre e-mail ne doit jamais être formé d’un seul immense bloc de texte. C’est à la fois intimidant pour les destinataires, et complexe à lire.

Il vaut donc mieux faire une faveur à vos destinataires. Divisez votre contenu en petits segments de seulement quelques lignes.

L’utilisation de paragraphes courts ou de listes rend votre e-mail plus facile à lire et à digérer. Cette stratégie a donc de bonnes chances de réduire le taux de rebond de vos e-mails.

Concentrez-vous sur une idée principale par e-mail

Vous connaissez sans doute le dicton : « trop de cuisiniers gâchent la sauce »? Celui-ci s’applique parfaitement aux idées abordées dans un e-mail.

Votre message doit rester clair et ciblé. Pour ce faire, il est recommandé de vous en tenir à une seule idée principale. Bien sûr, vous pouvez abordé divers aspects secondaires liés à celles-ci.

Si vous avez plusieurs sujets importants à communiquer, il vaut mieux écrire un e-mail pour chaque idée principale.

Utiliser un langage pratique pour écrire votre e-mail

La dernière chose que vous voulez est que les destinataires de vos e-mails se questionnent sur ce que vous attendez d’eux. Il vous faut donc à tout prix éviter ce scénario.

Pour ce faire, utilisez tout d’abord un langage clair et direct. Incluez également un appel à l’action (CTA), pour indiquer aux destinataires ce que vous attendez d’eux.

Étape 4. Concluez en force avec une fin puissante

Il est maintenant temps de conclure votre message. Pour soutenir vos efforts précédents et maximiser l’impact de votre e-mail, vous devez écrire une conclusion solide.

Cette partie de votre e-mail représente une chance unique de résumer votre message. Elle sert également à réitérer votre appel à l’action, et contribue à laisser une impression durable.

Résumez le message et réitérer l’appel à l’action

Prenez un moment pour récapituler les principaux points de votre e-mail. Rappelez aussi aux destinataires ce que vous attendez d’eux.

Un rappel dans la conclusion renforce votre message et le rend plus facile à retenir. Résumez donc votre idée principale avant de poursuivre avec un appel à l’action attrayant au bas du e-mail.

Offrez votre aide ou des informations supplémentaires

Offrez à vos destinataires d’être là pour les aider en cas de besoin. Proposez leur votre assistance, ou de le faire parvenir davantage d’informations.

Ce type d’attention démontre que vous n’êtes pas un simple expéditeur anonyme. Une simple offre d’aide peut changer la perception du destinataire. Il vous perçoit alors comme une personne réelle qui se soucie de ses besoins.

Une simple phrase comme « Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec nous« , peut faire des merveilles.

Montrez votre appréciation pour le temps et l’attention de votre destinataire

Soyez reconnaissant pour le temps et les efforts que votre destinataire consacre à la lecture de votre message.

Ce geste simple contribue grandement à développer un lien de bonne volonté et à favorise une relation positive.

Vous avez faites des efforts pour écrire votre e-mail. Pour que ceux-ci porte fruit, il vaut mieux reconnaître les efforts que vous espérez des autres. Cela inclut le fait de répondre à votre message ou à votre appel à l’action.

Étape 5. Laissez une impression durable avec votre signature

Enfin, il est temps de mettre la cerise sur le gâteau : votre signature.

C’est votre dernière chance de laisser une impression positive et de fournir vos coordonnées à vos destinataires.

Choisir une formulation appropriée

La formulation avec laquelle vous saluer votre lecteur devrait trouver un équilibre entre professionnalisme et ton amical.

Pour un e-mail plus formel, des termes comme « Sincèrement » sont des valeurs sûres. D’autre part, « À bientôt » ou « À la prochaine » fonctionne bien pour les situations moins formelles.

Écrire vos coordonnées et informations de contact dans votre e-mail

N’obligez pas vos destinataires à deviner qui vous êtes ou à chercher comment vous contacter. Vous pourriez passer à coté d’opportunités.

Incluez votre nom complet, votre titre et vos coordonnées. Vos destinataires auront ainsi tout ce dont ils pourraient avoir besoin à portée de main.

Pour conclure nos conseils pour écrire un e-mail parfait

Et voilà! Vous savez désormais comment écrire un email professionnel et bien conçu. Et ce, en suivant simplement en cinq étapes rapides et faciles à maitriser.

Il vous faut essayer de maitriser ces éléments et vous mettre à la place de votre lecteur. Vous serez ainsi en mesure de créer des e-mails engageants, mémorables et efficaces. Ceux auront alors de meilleurs chances d’obtenir de bons résultats.

N’oubliez pas de rester humble et de faire preuve d’empathie envers vos destinataires. Gardez votre langage clair et concis.

Avec un peu de pratique, vous serez un pro du format email en un rien de temps ! Alors partez à la conquête des boîtes de réception. Faites en sorte que chaque e-mail compte.

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Nous espérons que cet article vous a plu et vous a éclairé sur comment écrire le e-mail parfait. Si c’est le cas, nous vous invitons à consulter nos autres autres articles et tutoriels.

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