Google Workspace ou Microsoft 365 : lequel choisir?

Google Workspace ou Microsoft 365? Quand on décide entre les suites logicielles de productivité, un débat s’ensuit souvent.

Depuis des années, la gamme Office de Microsoft offre une solution logicielle fiable pour le travail de bureau. La version cloud, Microsoft 365, a également bien fonctionné.

Avec ses services d’hébergement de fichiers Drive et Google Docs, Google a pu offrir une alternative gratuite à la gamme de produits Microsoft.

Bien que ces services aient été conçus principalement pour les utilisateurs privés, Google Workspace vise à répondre aux demandes des clients professionnels, en s’établissant comme un concurrent sérieux de Microsoft Office. Mais comment se porte Google Workspace par rapport au leader du marché ?

Microsoft 365 vs. Google Workspace en un coup d’œil

Google et Microsoft ont des stratégies très similaires au niveau de leurs suites bureautiques. Les deux offrent aux entreprises un moyen de gérer le plus grand nombre de tâches possible sans avoir à recourir à des applications d’autres fournisseurs.

Dans chaque suite, les différents programmes fonctionnent généralement de manière transparente pour garantir un flux de travail fluide.

Microsoft 365

De nombreux utilisateurs de pc sont déjà familiarisés avec la plupart des applications de la suite Microsoft 365.

Word, Excel et PowerPoint sont parmi les programmes les plus connus au monde. Ils sont déjà utilisés depuis des années dans de nombreux bureaux. Microsoft 365 a rendu ces solutions logicielles disponibles pour être utilisées via le cloud.

Cette accessibilité en ligne simplifie le travail durant les déplacements. Elle transforme les applications de bureau traditionnelles en outils de collaboration modernes.

Avantages	Inconvénients
Applications bureautiques populaires	Système complexe et dispendieux de licences
Solutions de bureau et cloud
Possibilités de collaboration étendues
Stockage Cloud inclus

Google Workspace

Google propose bien plus qu’un simple moteur de recherche, depuis déjà de nombreuses années. Son portefeuille de produits inclut également une suite complète de solutions bureautiques.

Google est d’ailleurs l’un des premiers à avoir choisi d’offrir des logiciels de tableur, de traitement de texte et de présentation via une application web dans le navigateur.

Il en ensuite intégré Gmail et Google Drive à sa collection d’applications. L’entreprise a alors pu offri une suite complète s’exécutant entièrement en ligne.

Google a également amélioré l’intégration de Google Meet avec les systèmes de vidéoconférence tiers (comme Zoom). Cette approche a permis d’augmenter la flexibilité des communications entre différentes applications.

Google Vids (une application vidéo basée sur l’IA) est également une nouveauté de Google. Cet outil professionnel permet de créer et d’éditer des vidéos directement depuis le cloud.

Ces ajouts ont renforcé la position de Google Workspace en tant que plateforme complète pour la communication et la collaboration.

Avantages	Inconvénients
Compatible avec différents systèmes et appareils	Pas de version pour ordinateur
Domaine de messagerie inclus (dans Gmail)
Possibilités de collaboration étendues
Stockage Cloud inclus
Éditeur vidéo IA en ligne inclus (Google Vids)

Google Workspace vs. Microsoft 365 : une comparaison détaillée

Google Workspace est donc un concurrent sérieux pour Microsoft 365. La position de Microsoft en tant que leader du marché est donc plus menacée que jamais.

Les deux géants américains proposent désormais des gammes de logiciels très comparables. Il convient donc d’examiner celles-ci plus en détails, afin de faire ressortir les différences existantes. C’est ce que nous ferons au cours des sections suivantes.

Applications

Si l’on examine les portfolios de produits des deux suites d’affaires, on constate une forte ressemblance en termes de fonctionnalités offertes.

Pour presque toutes les applications de la suite Microsoft 365, Google offre une alternative comparable. Google semble avoir développer Workspace spécifiquement pour concurrencer la suite de Microsoft.

Fonction	Microsoft 365	Google Workspace
Traitement de texte	Microsoft Word	Google Docs
Feuilles de calcul	Microsoft Excel	Google Sheets
Présentations	Microsoft PowerPoint	Google Slides
Messagerie électronique	Microsoft Outlook	Gmail
Cahier de note numérique	Microsoft OneNote	Google Keep
Hébergement web	Microsoft SharePoint	Google Sites
Vidéoconférence pour les entreprises	Microsoft Teams	Google Meet
Services de messagerie instantanée, chats de groupe	Microsoft Teams	Google Chat
Espaces de travail basés sur le chat	Microsoft Teams	Google Chat
Réseaux sociaux pour les entreprises	Yammer	Google Spaces

Une caractéristique unique du produit de Microsoft est toutefois la possibilité de télécharger les logiciels. Toutes les applications professionnelles Microsoft 365 sont également disponibles dans une version pc.

Les logiciels peuvent donc être installées directement sur des appareils locaux, si le plan choisi l’autorise. Les utilisateurs peuvent donc aussi les utiliser pour travailler hors ligne.

Google Workspaces propose également des documents, feuilles de calcul et diapositives hors ligne (Docs, Sheets et Slide). Ses logiciels n’existent toutefois pas sous la forme d’application pour pc. Il sont plutôt rendus disponibles via une fonctionnalité de l’application web.

Ces applications hors ligne ne peuvent être utilisées que via le navigateur Web Chrome, en activant l’extension hors ligne correspondante.

Stockage Cloud et partage de fichiers

Les solutions cloud comme Microsoft 365 et Google Workspace jouisse d’un même important. Elles proposent un stockage central de données en ligne.

Tout d’abord, Microsoft s’appuie sur le service d’hébergement de fichiers OneDrive, qui est rendu accessible aux clients Microsoft 365. Les utilisateurs de Google Workspace ont plutôt accès à un espace de stockage sur la plate-forme de stockage Google Cloud (de Google Drive).

Tous les utilisateurs de Microsoft 365 ont accès à un téraoctet de stockage Cloud. D’autre part, la quantité d’espace disque accessible aux utilisateurs de Google Workspace varie en fonction de leur forfait.

Les différents plans Business offrent entre 30 Go et 5 To. Le plan Enterprise offre, pour sa part, un espace de stockage illimité.

Microsoft et Google offrent aussi la possibilité de synchroniser le stockage infonuagique avec un appareil. Les fichiers et dossiers stockés en ligne peuvent ainsi être rendus disponibles hors ligne.

Pour gérer les fichiers stockés en ligne, les deux solutions se distinguent par leur large gamme de fonctionnalités.

Celles-ci comprennent notamment le contrôle de version et le partage. Les utilisateurs peuvent donc partager des fichiers à l’intérieur ou à l’extérieur de leur organisation en un simple clic.

Les utilisateurs peuvent aussi définir une limite de temps pour rendre un fichier disponible temporairement, si nécessaire.

Google Workspace offre aussi une fonction de recherche basée sur le traitement du langage naturel (NLP). Celle-ci est intégrée à toutes ses applications.

Fonctionnalité	Microsoft 365	Google Workspace
Capacité de stockage par licence utilisateur	1 To	Selon le plan 30 Go, 1 To, 5 To ou illimité
Synchronisation	Oui	Oui
Gestion des versions	Oui	Oui
Partage de fichiers via un lien incluant la date d’expiration	Oui	Oui
Fonction de recherche	Oui	NLP pris en charge

Outils de collaboration

Microsoft 365 et Google Workspace offrent plateformes de collaboration puissantes pour communiquer et collaborer avec les collègues, les clients et les partenaires commerciaux.

Les deux solutions offrent la vidéotéléphonie et la messagerie instantanée. Elles offrent aussi l’édition collaborative dans le cloud pour les textes, les feuilles de calcul et les présentations.

D’un coté, on trouve Skype for Business et Microsoft Teams. De l’autre, on vous propose le logiciel de visioconférence Google Meet. Google Chat offre aussi une plateforme pour la messagerie directe et les conversations de groupe.

Les sites web d’entreprise et autres applications intranet peuvent être aussi bien mis en œuvre avec Google Workspace qu’avec Microsoft 365. Google utilise toutefois un système de modèles intuitif moins flexible en matière de conception des sites.

Microsoft SharePoint, est pour sa part, moins intuitif. Il offre toutefois beaucoup plus de possibilités pour la mise en œuvre d’applications web internes.

Les deux fournisseurs proposent des solutions cloud qui permettent les réseaux sociaux internes et interentreprises, respectivement Yammer et Google Spaces.

Microsoft 365 et Google Workspace couvrent tous deux les fonctions suivantes:

• Gestion des rendez-vous et des contacts
• Édition conjointe de textes, tableaux et présentations
• Appels vidéo
• Vidéoconférence
• Messagerie instantanée
• Discussions de groupe
• Les médias sociaux pour les entreprises
• Intranet/sites web internes

Messagerie électronique

Microsoft 365 et Google Workspace offrent des fonctionnalités de messagerie professionnelles, comprenant un calendrier et un carnet d’adresses.

Les utilisateurs de Microsoft 365 peuvent gérer leur messagerie électronique dans le client de messagerie Outlook ou via l’application de navigateur Outlook en ligne. Une application mobile est également disponible pour effectuer la même gestion depuis un téléphone.

Google Workspace permet la gestion de la messagerie via l’application Gmail. Il s’agit de la même plateforme qui propose la messagerie gratuite du même nom.

Contrairement au compte gratuit, le Gmail des utilisateurs de Google Workspace offre une interface utilisateur sans publicité et un domaine de messagerie personnalisé. La configuration d’un e-mail personnalisé est nettement plus simple que sur Microsoft 365.

Sécurité et protection de la vie privée

Les produits Google et Microsoft 365 sont conçus pour les entreprises. Ils dont donc développés pour être conformes à des réglementations strictes en matière de sécurité de la surveillance et de protection des données.

Les deux fournisseurs utilisent des technologies de chiffrement solides pour stocker les données. Il en va de même pour les échanges de données entre les clients et le serveur.

Microsoft 365 et Google Workspace ont également été conçus pour répondre aux normes et réglementations clés de l’industrie en matière de traitement sécurisé des données.

Mesures et normes de sécurité des deux plateformes:

• Les deux plateformes sont certifiées conformes aux normes internationales en matière de sécurité des informations, de sécurité du cloud et de protection des données dans le cloud (ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 et ISO 27018).
• Tous les services infonuagiques de Microsoft respectent les normes de sécurité opérationnelle des contrôles d’organisation des services (SOC 1, 2 et 3). Celles-ci couvrent les contrôles annuels de la sécurité des données, de la disponibilité, du traitement de l’intégrité et de la confidentialité. Google Workspace est, pour sa part, certifié SOC 2 et 3.
• En tant que participants au programme fédéral de gestion des risques et d’autorisation (FedRAMP), les deux fournisseurs ont subi un processus d’évaluation et d’approbation. Celui-ci qualifie leurs produits infonuagiques pour une utilisation dans les organismes gouvernementaux américains.
• Pour assurer le traitement sécurisé des transactions par carte de crédit, les deux plateformes infonuagiques prennent en charge la norme PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
• Tous les outils cloud des gamme de produits de Microsoft et de Google Workspace sont alignés sur la loi HIPAA. Cette Loi sur la transférabilité et la responsabilisation des assurances maladie des États-Unis prévoit des règles strictes pour le traitement des données des patients.
• Depuis l’automne 2024, Google a cesser de prendre en charge les applications tierces qui n’utilisent que des mots de passe pour l’authentification. Microsoft et Google ont aussi mis en place des mesures de protection de la vie privée pour fournir aux entreprises des services conformes au RGPD.

Plans

Un élément qui distingue réellement les deux suites logicielles est au niveau du modèle de mise en marché. Google et Microsoft propose des offres plutôt différentes pour accéder à leurs services.

Tout d’abord, Google propose trois versions de l’espace de travail :

Plan Google Workspace	Portée fonctionnelle
Business Starter	Suite professionnelle avec 30 Go d’espace de stockage
Business Standard	Suite professionnelle avec 2 To d’espace de stockage
Business Plus	Suite professionnelle premium avec fonctionnalités étendues, stockage et archivage de 5 To

En plus de ces 3 solution, Google propose également une version Entreprise pour les grandes entreprises. Celle-ci offre notamment un espace de stockage illimité.

De l’autre coté, Microsoft offre aux entreprises une gamme similaire, mais plus variable au niveau des applications incluses. Un total de quatre plans produits avec différentes fonctionnalités sont disponibles.

Plan Microsoft 365	Portée fonctionnelle
Microsoft 365 Business Basic	Versions web de toutes les applications Office ainsi que Exchange, OneDrive, SharePoint et Teams
Microsoft 365 Business Standard	Les versions web et pc de toutes les applications Office ainsi que OneDrive, SharePoint et Teams
Microsoft 365 Business Premium	Les versions web et pc de toutes les applications Office ainsi que Exchange, OneDrive, SharePoint et Teams. En outre : Intune & Azure Protection de l’information
Microsoft 365 Apps pour les entreprises	Exchange, OneDrive, SharePoint et Teams ne sont pas inclus dans la version de bureau des applications Office, 1 To de stockage en nuage inclus

Pour conclure notre duel entre Microsoft 365 et Google Workspace

Google Workspace est un concurrent digne du leader du marché Microsoft 365. Les deux plateformes offrent une gamme complète d’outils et de fonctionnalités essentiels. Elles permettent ainsi une collaboration efficace et une productivité accrue, nécessaire aux milieux de travail modernes.

Le choix entre Google Workspace et Microsoft 365 dépend principalement des besoins spécifiques de l’entreprise et des préférences des employés.

En fin de compte, les deux plateformes offrent un environnement de travail hautement connecté et flexible permettant la transformation numérique des environnements d’entreprise.

Nous espérons que cet article vous a éclairé sur les atouts respectifs de Microsoft 365 et Google Workspace. Si c’est le cas, nous vous invitons à consulter nos autres autres articles et tutoriels.

N’hésitez pas non plus à consulter notre base de connaissance. Vous y trouverez une foule d’articles détaillés pouvant répondre à toutes vos questions web.